วิธีทำงานให้มีประสิทธิภาพ 20ข้อเปลี่ยนเป็นคนใหม่ (สังเกตจากตัวเอง)
ในขณะที่หลายคนกำลังจับจ้องทำงานอยู่นั้น แล้วรู้สึกว่าเหนื่อยท้อกับการทำงานซ้ำๆเดิมๆหนักมาก ตัวผมเองก็เช่นกันรู้สึกว่าไม่อยากจะทำแล้วรู้สึกว่ามันโดนกดดันในเรื่องของเวลาในขณะที่ผมกำลังทำงานอยู่นั้นผมก็ ไถฟีดเฟสบุ๊ค ไปเรื่อยๆ จนมาเจอบทความหนึ่งที่น่าสนใจต้องขอขอบคุณบทความนี้เลยที่มาจากเพจ Roundfinger พอได้อ่านครบแล้วก็รู้สึกว่าเราสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเองได้ เราสามารถจัดการกับปัญหาที่เรามีได้นะ ลองอ่านและทำความเข้าใจกับบทความนี้ดู แล้วคุณจะมีเวลาเพิ่มมากขึ้น
1. เห็นภาพรวมของ “ปริมาณ” งานทั้งหมด เพื่อวางแผนจัดอันดับความสำคัญว่างานไหนควรทำก่อน งานไหนทำทีหลังก็ได้ และงานไหนไม่ทำก็ได้ (รวมถึงงานไหนไม่ต้องทำเองก็ได้)
2. การแยกแยะประเภทของงานให้ออกสำคัญมาก ที่รู้สึกว่างานยุ่งเพราะเรามักเอางานที่ต้องเสร็จทีหลังมาทำก่อนหรือทำไปพร้อมกัน หรือใช้เวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญ หรืองานที่ไม่จำเป็นต้องทำ
3. งานที่ไม่ต้องทำก็ได้ คืองานที่ตกปากรับคำด้วยความเกรงใจ หรือบางทีก็ความโลภโอกาส หรือเหตุผลอื่นๆ โดยไม่รู้ตัว ทั้งที่งานนั้นไม่ใช่หน้าที่ ไม่ใช่ความถนัด หรือไม่ใช่สิ่งที่อยากทำ หากแยกงานประเภทนี้ออกมาได้ เลือกที่จะไม่ทำ ก็จะมีเวลาทำงานที่ต้องทำมากขึ้น
4. บางอย่างที่ปลอมตัวมาในรูปแบบคล้ายๆ “งาน” แต่ไม่ใช่งาน เช่น การแชทเรื่องงานที่วุ่นวายหลายรอบ การประชุมที่ยาวนาน การเดินทางไปคุยงานฝ่ารถติด หากจัดการสิ่งเหล่านี้ด้วยวิธีที่แตกต่างไป อาจทำให้เหลือเวลาทำงานมากขึ้น (ไม่ต้องรวมแชทคุยเล่นกับเพื่อนร่วมงาน รวมถึงไถเฟซบุ๊กเพลินระหว่างทำงานอีกนะ)
5. แน่นอนว่า การจัดการสิ่งต่างๆ ที่พูดมาต้องอาศัยทักษะการตัดสินใจและความกล้าที่จะพูดคำว่า “ไม่” หรือปฏิเสธทั้งงานที่ไม่จำเป็นต้องทำและวิธีการเดิมๆ เพื่อเสนอวิธีการใหม่ๆ ที่ดีกว่า นี่เป็นอีกสิ่งที่ไม่ง่าย แต่ต้องค่อยๆ หัด
6. ไม่จำเป็นต้องตอบทุกสิ่งทุกช่องทาง “ในทันที” จัดสรรเวลาเพื่อตอบอีเมล ข้อความ ไลน์ ฯลฯ รวมถึงการโทรกลับในเวลาที่เหมาะสม มิฉะนั้นช่องทางสื่อสารเหล่านี้จะเข้ามาก่อกวนสมาธิในการทำงานจนไม่เป็นอันทำงาน
7. ตามข้อหก หากสามารถทำให้เป็นที่รู้กันได้ว่า จะสื่อสารกลับภายในเวลาที่แน่ชัดก็น่าจะทำให้อีกฝ่ายไม่กระวนกระวายใจ เช่น ตั้งแต่บ่ายสองเป็นต้นไป อะไรแบบนี้
8. ข้อดีคือเราจะจัดการความคาดหวังของผู้ที่ติดต่องานกับเราว่า มิต้องคาดหวังว่าเราจะตอบกลับในทันที เรามีการจัดการเวลาของเราแบบนี้
9. “สมาธิ” เป็นสิ่งสำคัญที่สุด และถูกทำลายได้ง่ายที่สุด ช่วงทำงานที่ใช้สมองควรปิดช่องทางทุกอย่างแล้วใช้เวลาอย่างเข้มข้น จะทำงานได้เยอะกว่าการทำไปคุยไปเล่นโซเชียลไป การใช้เวลาเข้มข้นแบบไม่มีสิ่งรบกวนเพียงสองชั่วโมงมักได้งานมากกว่าทำสลับเล่นสลับคุยสี่ชั่วโมงมากนัก
10. เช้าคือช่วงเวลาทอง ก่อนเที่ยงต้องรวบรวมสมาธิทำงานที่สำคัญที่สุดให้คืบหน้าที่สุด หลังจากนั้นสมองจะล้าและลดประสิทธิภาพลงแล้ว ให้ใช้เวลาไปกับงานจัดการต่างๆ
11. ต่อจากข้อหนึ่ง เมื่อแยกแยะประเภทงานและเห็นปริมาณงานทั้งหมด เราจะรู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไร พรุ่งนี้ต้องทำอะไร
12. ควรเห็นภาพชีวิตตัวเองว่า เดือนนี้มีอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ สัปดาห์นี้ต้องทำอะไร วันนี้ต้องทำอะไร และเช้านี้ต้องทำอะไร เราจะจัดการตัวเองได้ดีขึ้น ควรเขียนภาพหรือตารางการทำงานนี้ขึ้นมา จะช่วยลดความวุ่นวายในสมองได้ดี
13. เมื่อเห็นภาพรวมและประเภทงาน เราจะรู้ว่าอะไรที่เราทำไม่ไหว ทำไม่ทัน หรือทำไม่เป็น แผนต่อไปที่ต้องวางคือจะแจกงานหรือหาคนมาช่วยทำงานไหนบ้าง และเริ่มต้นหาเพื่อนร่วมงานทันที
14. รู้จักปล่อยวางในส่วนของงานที่แจกให้คนอื่นทำ เปิดรับการทำงานลักษณะอื่นซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นไปในแบบที่เราคิดเท่านั้น หากแจกงานไปแล้วไปจ้ำจี้จ้ำไช เราก็ไม่ได้ลดปริมาณงานลง อาจเพิ่มขึ้นด้วยซ้ำ
15. ประชุม-คุยเล่นให้น้อย เอาเนื้อๆ ไม่ควรเกินชั่วโมง ล้าก็เลิก มิควรดันทุรัง พักผ่อน แล้วค่อยสุมหัวกันใหม่
16. วางแผนการเดินทางดีๆ รวบนัดคุยงานเข้าด้วยกันในวันเดียว ถ้าสถานที่เดียวกันได้ยิ่งดี การเดินทางในกรุงเทพฯ กินเวลาชีวิตไปไม่น้อย
17. อะไรโทรคุยได้ก็โทร ไม่ต้องเจอ หรือไม่ต้องพิมพ์แชทให้ปวดหัวและเมื่อยนิ้ว
18. การทำงานอย่างมีสมาธิต่อเนื่องนั้นนำมาซึ่งความสุข แตกต่างจากการทำงานแล้วมีอะไรมารบกวนตลอดเวลา จะทำให้รู้สึกว่างานเป็นสิ่งที่สับสนปั่นป่วน ทำให้รู้สึกไม่ดีกับงานไปซะงั้น
19. ก่อนนอน ลองนึกถึงงานสำคัญที่ต้องทำในวันพรุ่งนี้ มองมันด้วยทัศนคติที่ดี ตื่นมาจะมีพลัง กระตือรือร้นที่จะลุกขึ้นไปทำงานสำคัญนั้นให้เสร็จและให้ออกมาดี
20. ผ่อนคลาย…เมื่อทุ่มเททำงานมาหนัก แบ่งเวลาผ่อนคลายเล็กๆ ระหว่างวันอาจพักจิบกาแฟ ชานมไข่มุก กินช็อกโกแลต ขนมโปรด ฟังเพลงสัก 5-10 นาที (งีบสัก 20 นาทีหลังอาหารเที่ยงก็ได้ ถ้าทำได้) เมื่อเลิกงานก็หาเวลาขยับร่างกายสัก 30 นาที วิ่งหรือเดิน หรืออื่นๆ เพื่อเปลี่ยนโหมดตัวเอง พร้อมกลับไปทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอีกครั้ง
ทั้งหมดนี้อาจจะเวิร์กสำหรับบางคน ไม่เวิร์กสำหรับบางคน แต่นี่สังเกตจากวิธีทำงานของตัวเองน่ะครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์บ้างไม่มากก็น้อย ขอให้ทำงานอย่างมีความสุขและมีประสิทธิภาพครับ
ขอขอบคุณ : Roundfinger.BOOK